Anwesenheitsliste Vorlage

Eine Anwesenheitsliste Vorlage kann sich in den verschiedensten Lebensbereichen als sehr nützlich erweisen. Denn es gibt immer wieder neue Gründe, warum ein Nachweis der Anwesenheit erforderlich ist. In der Universität wird die Leistung vieler Studenten nur anerkannt, wenn ihre Anwesenheit für eine bestimmte Anzahl an Vorlesungen nachgewiesen ist. Bei Seminaren, die von der Krankenkasse, dem Arbeitnehmer oder einer staatlichen Einrichtung gezahlt werden, übernimmt der Träger nur dann die Kosten, wenn die Anwesenheit der Teilnehmer belegt ist.

Solch eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt entsprechend nicht ohne die Unterschrift der Teilnehmer aus. Denn sonst kann der Veranstalter des Seminars den erforderlichen Nachweis, dass Person X tatsächlich an seinem Seminar teilgenommen hat und er entsprechend zum Erhalt der vereinbarten Zahlung berechtigt ist, nicht erbringen. Der Mangel einer Anwesenheitsliste kann somit finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Doch wie hat eine ordnungsgemäße Anwesenheitsliste überhaupt auszusehen?

Diese Frage beantworten wir Ihnen gerne, indem wir Ihnen nachfolgend ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg geben sowie Ihnen ein paar kostenlose Anwesenheitsliste Vorlagen anbieten. Bedenken Sie dabei bitte auch, dass die Wahl der passenden Anwesenheitsliste Vorlage vor allem von deren Zweck sowie dem Kontext, in dem diese zum Einsatz kommen soll (siehe die nachfolgenden Beispiele), abhängt:

  • Sitzungen
  • Vorträge
  • Events
  • Seminare
  • Meetings
  • Besprechungen
  • Klassenfahrten
  • Ausflüge
  • Elternabende
  • Eigentümerversammlung
  • etc.

Elemente einer vollständigen Anwesenheitsliste

Eine Anwesenheitsliste sollte möglichst alle relevanten Details in übersichtlicher Form enthalten. Dabei geht es nicht nur darum, wer anwesend war, sondern auch wo, wann und bei welcher Veranstaltung. Folgende Spalten sind bei den meisten Anwesenheitsliste Vorlagen demnach unerlässlich.

Pflichtelemente der Anwesenheitsliste:

  • Art der Veranstaltung
  • Name der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Datum und eventuell auch die Uhrzeit
  • Namen der anwesenden Personen
  • Unterschrift der anwesenden Personen

Vor allem der letzte Punkt ist nicht zwingend erforderlich. Eine Anwesenheitsliste mit Unterschriften bietet sich jedoch bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sowie Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer am Ende zum Beispiel ein Zertifikat für ihre Teilnahme erhalten, an. Die Unterschrift dient dabei als Beleg, dass die Person auch wirklich an der Veranstaltung teilgenommen hat. Spätere Unklarheiten können durch die verbindliche Dokumentation der Anwesenheit beseitigt werden.

Optionale Elemente der Anwesenheitsliste:

Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten kann eine Anwesenheitsliste Vorlage auch um diese Elemente ergänzt werden:

  • Postadresse der Teilnehmer
  • E-Mail-Adresse der Teilnehmer
  • Telefonnummer der Teilnehmer
  • Teilnehmernummer

Die Adressdaten der Teilnehmer werden meist jedoch nur einmalig, wie zum Beispiel bei dem Auftakt einer Veranstaltung, abgefragt. Solch eine Anwesenheitsliste Vorlage kommt dementsprechend nur bei dem ersten Veranstaltungstag zum Einsatz, während ab dem zweiten Tag eine andere Anwesenheitsliste Vorlage ohne die Adressspalten in Gebrauch ist. Das Sammeln der Adressdaten über eine Anwesenheitsliste bietet sich insofern an, als dass die Erstellung einer Kontaktliste dann möglich ist. Sofern diese an alle Teilnehmer herausgegeben wird, können sich diese nun besser mit ihren Mitteilnehmern vernetzen.

Dies setzt jedoch voraus, dass die Teilnehmer der Weitergabe Ihrer Daten zugestimmt haben. Dementsprechend ist es wichtig, dass diese Zustimmung auf der Anwesenheitsliste Vorlage ebenfalls mittels einer Unterschrift erfolgt. Damit der Veranstalter am Ende nicht aufgrund von datenschutzrechtlichen Bedenken belangt werden kann, ist die Anwesenheitsliste mit der Zustimmung der Teilnehmer unbedingt sicher zu verwahren.

Noch dazu zeigt dieses Beispiel deutlich, dass bei einem einzigen Event mehrere verschiedene Anwesenheitsliste Vorlagen erforderlich werden können. Daher ist es am einfachsten, wenn die jeweiligen Listen als Template in Word oder Excel erstellt werden, da sie sich so immer wieder an den aktuellen Bedarf anpassen und problemlos ausdrucken lassen.

Anwesenheitsliste Vorlage – so könnten Ihre Anwesenheitslisten aussehen

Beim Erstellen einer Anwesenheitsliste bietet sich die praktische Tabellenform an. Vorlagen wie diese haben sich in der Praxis bewährt:

Titel der Veranstaltung:
Ort/ Datum der Veranstaltung:
Veranstalter:

Nummer Vorname des Teilnehmers Nachname des Teilnehmers Unterschrift
1
2
3
4
5

Dank der Nummerierung kann der Veranstalter kinderleicht auf nur einen Blick feststellen, wie viele Personen an dem jeweiligen Event teilgenommen haben.

Für Schulklassen oder Studiengruppen an der Universität lässt sich der Tabellenteil der Anwesenheitsliste auch wie folgt anpassen, um die Anwesenheit zu dokumentieren.

Vorname des Schülers/ Studenten/ Kursteilnehmers Nachname des Schülers/ Studenten/ Kursteilnehmers Unterschrift des Schülers/ Studenten/ Kursteilnehmers Verspätung des Schülers/ Studenten/ Kursteilnehmers Unterschrift der mit der Überwachung beauftragten Person
 Hans
 Franz
 Max
 Thomas
 Daniel

Falls der Lehrer oder Kursleiter auch selbst überwachen möchte, wer alles anwesend war und welche der Kursteilnehmer zu spät gekommen sind, bietet sich das oben gezeigte Format an. Ebenso können die Kursleiter auf eine Anwesenheitsliste Vorlage zurückgreifen, die sie in Teilen bereits ausgefüllt haben. Das kann unter anderem bedeuten, dass die Kursleiter die Namen der Kursteilnehmer schon in alphabetischer Anordnung in die Anwesenheitsliste aufnehmen. Dies ist besonders dann zu empfehlen, wenn es sich um einen Kurs mit einer Dauer von mehreren Wochen handelt.

Denn dann müssen die Kursteilnehmer ihren Namen nur noch aus der Liste heraussuchen, ein Kreuz für ihre Anwesenheit machen und dies durch eine Unterschrift bestätigen. Sofern es sich um eine Veranstaltung mit einer Laufzeit von mehreren Wochen handelt, bei der die Anwesenheit der Teilnehmer immer wieder bestätigt/ belegt werden muss, ist auch die folgende Anpassung der Anwesenheitsliste denkbar:

Name des Teilnehmers Anwesenheit bei Datum 1 Anwesenheit bei Datum 2 Anwesenheit bei Datum 3 Anwesenheit bei Datum 4
Max Mustermann
Peter Mustermann
Zander Mustermann
Etc.

Der Nachteil dieser Art der Anwesenheitsliste Vorlage besteht allerdings darin, dass der Verlust dieses Dokuments umso problematischer wäre, da nun eine einzige Liste die Anwesenheit über mehrere Wochen hinweg belegt. Die Chance, dass mehrere Anwesenheitslisten, welche die Anwesenheit für einen Zeitraum von mehreren Wochen jeweils pro Woche belegen, allesamt verloren gehen, fällt hingegen deutlich geringer aus.

Es gibt also verschiedene Argumente, die für und gegen die verschiedenen Anwesenheitsliste Vorlagen sprechen. Mitunter ist dies eine Frage der Präferenz. Doch wenn eine Anwesenheitsliste eingereicht werden soll, um Zahlungen zu erhalten, sind die Auflagen der zahlenden Stelle unbedingt zu erfüllen.